Näkymätön etätöissä

Tove Janssonin ”Näkymättömän lapsen” tarinassa Tuutikki tuo Muumitaloon tytön, Ninnin, joka on muuttunut näkymättömäksi. Pidämme helposti itsestään selvänä sitä, että olemme sosiaalisesti näkyviä ainakin joillekin kanssaihmisille. Näkymättömän lapsen tarina kertoo, ettei tämä ole itsestäänselvyys, mutta myös sen miten hyvällä kohtelulla näkymättömästä tulee näkyvä.*

Koronasta alkanut siirtymä etätöihin on nyt hyvin yleinen. Osa kokee Ninnin lailla muuttuneensa näkymättömiksi työssään. Kukaan ei huomaa tai tiedä mitä he työssään tekevät, jos ylipäänsä tekevät. Kukaan ei edes huomaa ovatko he paikalla vai eivät. Tämä on yleistä erityisesti asiantuntijatyössä, josta ei synny päivittäistä näkyvää tuotosta. Työyhteisössä on henkilöitä, jotka kaipaavat vahvistusta työnteolleen: “Hei sä olet paikalla ja teet jotain”. Jos tätä ei etätöissä osakseen saa, voi helposti tulla tunne, että onko työlläni väliä, olenko minä tärkeä? 

Tilanteeseen on olemassa kaksi eri reaktiota: 

1. Alat haalia itsellesi enemmän ja enemmän tekemistä, jotta joku huomaisi, että teet jotain. Kasaat työtä itsellesi aivan liikaa, mittasuhteet vääristyvät. Et tiedä miten paljon sinun pitää tehdä, jotta muut näkevät, että teet ja olet ansainnut paikkasi sekä palkkasi työyhteisössä. 
2. Toisessa ääripäässä taas et tiedä miten olla ja mitä tehdä, motivaatiosi ja työtahtisi hiipuu, ja tulet alakuloiseksi.

Jostakusta saattaa jopa tuntua, että hän ei osaa enää mitään kotona työskennellessään, koska joutuu usein tarkistamaan asioita ja kynnys ottaa yhteyttä etänä työskenteleviin kollegoihin on korkea. Ihminen joutuu yksin päättämään ja ottamaan selvää asioista. Ennen oli helppoa vain huikata sermin yli, että olihan tämä asia näin ja saada vahvistus omalle osaamiselle, jolloin päätöksenteko on paljon helpompaa.

Ihminen on sosiaalinen eläin ja tarvitsee sosiaalisia kontakteja. Puhekaan ei ole välttämätöntä, katsekin riittää: olet olemassa.

Näkyväksi itsensä kokeminen on aika pienistä asioita kiinni. Jos on fyysisesti työpaikallaan, samassa huoneessa oleva työkaveri voi pienillä eleillä, äännähdyksillä ja kommenteilla noteerata toisen olemassaolon, tehdä hänet näkyväksi. Näitä pieniä noteeraamisia ei välttämättä edes tiedosteta, eikä tajuta miten tärkeitä ne ovat työpäivän aikana. 

Näkymätön introvertti 

Introvertit ovat parhaita asiantuntijoita omalla osaamisalueellaan, johon ehkä kukaan muu ei edes pysty antamaan panostaan. Projektit voivat olla todella pitkiä ja yksittäisen tekijän osuus ei näy, ennen kuin aivan lopuksi. Mutta silti on tärkeää, että introvertit asiantuntijatkin saavat palautetta omasta osuudestaan ja näkevät mikä on oma rooli kokonaisuudessa.

Työpaikalla saa kuvan projektin kokonaisuudesta, tietoa, jota ei ole suoraan suunnattu sinulle, mutta joka vaikuttaa omaan työhön. Kuulet missä muu projektitiimi on menossa. Etätyössä tämä tieto helposti jää hämäräksi.

Näkyvääkin näkyvämpi extrovertti

Toisin kuin introvertit, extrovertit eivät koe olevansa näkymättömiä. He ilmaisevat helposti mielipidettään tai ottavat apua kaivatessaan yhteyttä työkaveriin tai esihenkilöön, eivät aikanaan kovin pitkään mieti voiko häiritä vai ei. Extrovertti haluaa, että muutkin näkevät, että hän on töissä ja saa jotain aikaan. Viestintäkanavia on nykyään käytössä paljon, ja extrovertti osaa käyttää niitä hyödykseen.

Extroverteille yhteiset lounaat ja kahvitauot riittävät työn tueksi, ja he osaavat tehdä itsensä näkyviksi pyytämättäkin. He ovat niitä, jotka osaavat vetää showta Zoomissakin. Introvertti voi mielellään roikkua mukana kuuntelemassa muita. Introvertti saattaa olla se, joka on aina ensimmäisenä linjoilla, mutta ei sano mitään.

8 tapaa tehdä näkymätön näkyväksi

Muumiperheellä oli omat keinonsa auttaa näkymätöntä lasta, mutta tässä muutamia keinoja työyhteisön käyttöön:

• Parityöskentely

Työkavereista muodostetaan pareja, jotka käyvät aamulla ja päivän päätteeksi läpi kummankin päivän työt puolin ja toisin. Tämä onnistuu, jos on samat työajat ja jonkinlainen looginen yhteys työtehtävien välillä. Parityöskentelyn kohtaamiset voivat olla videotapaamisessa tai puhelimella.

• Linjat auki koko päivän

Aloitetaan aamulla videoyhteydellä kuten parityöskentelyssä, sitten kamerat ja mikit otetaan pois päältä. Sovitaan säännöllisin välein pikaisia tapaamisia pitkin päivää, joissa voidaan keskustella, miten hommat etenevät. Näin syntyy työn imua, jopa pientä tsemppihenkistä kilpailuasetelmaa, mutta saa myös apua kaverilta, jos työ jymähtää paikoilleen.

• Työpöydän jakaminen 

Kaikki tiimissä jakavat työpöytänsä sovelluksella ja näkevät mitä kukakin tekee. Työpöydän jakamisen avulla näkee voiko häiritä toista, onko hän paikalla, lounaalla, palaverissa, eteneekö työ.

• Kahvihetket ja lounaat 

Edelleen suositeltavia tapoja pitää yhteyttä etätyöntekijöiden kesken. Pidättehän huolen, että näissä toteutuu myös yhteydenpidon sosiaalinen puoli, eikä niitä käytetä (pelkästään) työn tekemiseksi. Kysykää mitä koiralle kuuluu, onko ilmoja pidellyt.

• Esihenkilö soittaa

Tiimin vetäjä voi soittaa päivittäin jokaiselle, kyselläkseen fiiliksiä, ei tsekatakseen, mitä tiimiläinen on tehnyt. Kukin saa itse kertoa töittensä etenemisestä tai ongelmista, jos haluaa, jottei synny kyttäysfiilistä. Tämä toimii hyvin erityisesti niille, jotka helposti haalivat itselleen liikaa töitä.

• Omaehtoinen itsensä näkyväksi tekeminen

Tekeekö mieli kertoa, mitä olet saanut aikaan? Laittaako Slack-kanavalle lista? Tämä voi toimia pienessä, hyvin toimivassa tiimissä. 

• Viikkopalaverit 

Viikkopalavereissa viikon saavutusten ja tehtävien läpikäynti toimii hyvin, jos työtehtävissä tuloksia syntyy nopeasti. Pitkä projekti pitäisi pystyä pilkkomaan pienemmiksi kokonaisuuksiksi, esimerkiksi 10 askelmaan, tai kolmeen vaiheeseen, joiden avulla voi kuvata etenemistään.

• Omat mittarit työssä

Tee oma työsi itsellesikin näkyväksi. Keksi omia mittareita, joilla voit nähdä päivittäisen työsi tulokset. Tee to-do-listoja ja vedä valmiiden tehtävien viereen iso raksi. Juhli pieniä onnistumisia vaikka keksillä päiväkahvin kanssa. Palastele pitkät projektit suupaloiksi.

Mieti päivän päätteeksi mitä kaikkea sait aikaan. Juhli sitä, että jaksoit päivän loppuun. 

Kuka tarvitsee enemmän kannustusta tai näkyvyyttä?

Jotkut voivat viihtyä hyvin näkymättöminä, eivätkä kaipaa huomiota osakseen. Jos olet esihenkilö, kysy yksityisesti kultakin tiimiläiseltä kaipaatko jotain, mikä on hankalinta, mikä tuntuu raskaimmalta. Sitä kautta saat kiinni siitä, mitä kukakin tarvitsee. Ne jotka tarvitsisivat apua, pysyvät isossa ryhmässä helposti hiljaa, sillä he voivat luulla, että muilla menee hyvin ja minä olen ainoa, jolla on ongelmia.

Moni kaipaa nyt työkavereiden seuraa. Joku päivä viikosta voisi olla kiva ollakin toimistolla, vaikka siellä olisi vain muutama muu. Jos tiimi kaipaa muutosta jatkuvaan etätyöhön, sopikaa koronaturvallinen tapa olla läsnä työpaikalla niille, jotka sitä kaipaavat.

Yhteenkuuluvuuden tunne pitää firman pystyssä

Etätyössä on riskinä etääntyminen työyhteisöstä ja yrityksestä. Työn huonot puolet tulevat selkeämmin esiin, luottamus ja sitoutuminen vähenevät. Voi tulla mieleen, että voisin tehdä tätä työtä myös jollekulle toiselle firmalle. Alkavatko firman ulko-ovesta olla liikettä enemmän ulos kuin sisään, kun palataan normaaliin? Johdon ja esihenkilöiden kannattaa viestiä henkilöstölle mikä tekee tästä firmasta ainutlaatuisen, ja muistuttaa, mikä on se yrityksen henki, jota pitäisi myös etätyössä pitää yllä. 

Näkymätön Ninni Muumilaaksossa tuli lopulta näkyväksi, sillä Muumiperhe osoitti välittävänsä Ninnin olemassaolosta. Huolehtikaa tekin työpaikkanne näkymättömistä!

Auntien Leading Me -paketissa opit ymmärtämään itseohjautuvuutta ja sen merkitystä, asettamaan tavoitteita ja ohjaamaan ja organisoimaan omaa työtäsi.

Auntien Dream Team in Process -paketti antaa sinun pysähtyä pohtimaan Auntie-ammattilaisen avulla erityisesti etäjohtamisen kannalta oleellisia asioita. Paketti lisää tietoisuutta siitä, miten itse ajattelet ja suhtaudut etätyöhön.