Palautteen antamisen ja vastaanottamisen ABC

Kun puhutaan palautteen antamisesta ja vastaanottamisesta, asialla on taipumus - ennen kuin huomaammekaan - linkittyä jonnekin elämän alkuvaiheisiin. Nähdyksi tuleminen ja myönteisen palautteen kuuleminen on meille jokaiselle elämän eri vaiheissa kaivattua ja myös äärettömän tärkeää.

Kokemukset palautteen saamisesta voivat olla myös kovin kielteisiä. Virheen tai epäonnistumisen jälkeen voi yhä hirvittää odottaa palautetta. Mitä nyt tapahtuu? Mitä minusta nyt ajatellaan?

Pelottava palaute

Varhaisilla henkilökohtaisilla kokemuksilla on siis kaikunsa myös silloin, kun aletaan tutkia työyhteisöjen palautekäytäntöjä. Siksi niiden vaikutuksista on hyvä olla tietoinen. Olemme palautteen kuulemiselle hyvin herkkiä, ja toisaalta pelkäämme palautetta antaessamme loukkaavamme toista. Onneksi toimivia palautekäytäntöjä voi kuitenkin harjoitella, ja niiden tulisi olla luonteva osa työkulttuuria.

Palautteen äärellä moni on siis enemmän tai vähemmän hämmennyksissä. Esihenkilöt tietävät, että heiltä odotetaan palautetta, mutta usein hyvä palaute jää kaiken kiireen keskellä sanomatta. Ja niissä hetkissä, kun kaikki ei ole mennyt putkeen, korjaavan palautteen antaminen tuntuu usein työläältä. Palautteen nostattamat tunteet kuohuttavat monesti sekä palautteen antajaa että vastaanottajaa, ja siksi olennainenkin palaute jää helposti antamatta - koska pelottaa, jännittää tai tulee muuten vain epämukava olo. Voi myös nousta huoli siitä, miten palautteen antaminen vaikuttaa keskinäisiin suhteisiin. 

Onko suora puhe parasta puhetta palautetta antaessa?

Palautteen antaminen on kuitenkin parhaimmillaan luontainen osa ihmisten välistä vuorovaikutusta. Omia palautetaitojaan voi lähteä kohentamaan miettimällä ensin, millä tolalla ne tällä hetkellä ovat. Millainen palautteen antaja siis olet? Onko sinun helpompi kiinnittää huomiota toisen virheisiin tai puutteisiin ja huomauttaa niistä, vai näetkö helposti sen myös, missä toinen on onnistunut ja sanot sen ääneen? 

Kun annat kriittistä palautetta, töksäytätkö sen kaikkien kuullen ilmoille ja ajattelet, että suora puhe on parasta puhetta, vai osaatko antaa korjaavan palautteen niin, että se rakentaa palautteen saajaa ja tukee toivottua muutosta?

Vetäydytkö korjaavaa palautetta saatuasi takavasemmalle vai hyökkäätkö takaisin?

Entä millaista sinulle on vastaanottaa korjaavaa palautetta? Lyövätkö luontaiset puolustusmekanismit päälle; hyökkäät takaisin, selittelet ankarasti tai vetäydyt hätääntyneenä ja häpeissäsi takavasemmalle? Vai osaatko kuulla asian asiana, tarkastella, pitääkö se paikkaansa ja jatkaa töitäsi vähän viisastuneena?

Onko positiivisen palautteen vastaanottaminen yhtään helpompaa?

Entäs sitten hyvän palautteen vastaanottaminen? Jos joku kiittää tai kehuu, ajatteletko, että ei tuo nyt tosissaan sitä tarkoita, ja että kuka tahansa olisi voinut tehdä saman. Vähättelet ja annat kiitoksen valua kuin veden hanhen selästä. Vai pysähdytkö hetkeksi ja sanot: Kiitos! Otat saamasi hyvän palautteen vastaan ja talletat sen muistiisi oman työn ja ammatti-identiteetin rakennuspuiksi.

Vinkkejä korjaavan palautteen antamiseen

Palautehommat eivät ole helppoja, mutta äärimmäisen tärkeitä ja voimallisia sekä hyvän että pahan lisäämisessä. Siksi niihin kannattaa kiinnittää huomiota.

Kun annat korjaavaa palautetta, muista muutama tärkeä tärppi:

• Rauhoitu ensin itse. 
• Koeta edes hetkisen ajatella, miksi toinen on toiminut niin kuin on toiminut.
• Pue palautteesi toiveeksi haukkujen ja moitteiden sijaan. Kerro siis, mitä toivoisit ja miksi. Kuuntele myös, mitä palautteen vastaanottajalla on sanottavanaan.

Nämä samat periaatteet toimivat tietysti yhtä lailla paitsi töissä myös muissa ihmissuhteissa.

Myönteinen palaute rakentaa luottamusta

Korjaavan palautteen pohjana tulisi aina olla keskinäinen luottamus. Yksi luottamuksen tärkeistä rakennuspuista on arjessa viljelty myönteinen palaute, joka vahvistaa ammatillista osaamista ja itsetuntoa sekä ihmisten keskinäisiä suhteita. On harmillista, miten helposti kiitos unohtuukaan silloin, kun asiat sujuvat niin kuin pitääkin. Se on kuitenkin tuiki tärkeä viesti siitä, että toisen työpanos ei ole mennyt hukkaan, hänen työtään arvostetaan ja sen merkitys huomataan. Myös tutkimukset vahvistavat myönteisen palautteen yhteyden suoriutumiseen, oppimiseen ja tuloksellisuuteen.