ABC om å gi og motta tilbakemeldinger

Når vi tenker på tilbakemeldinger, får det oss gjerne til å tenke tilbake på gamle dager. Det er veldig viktig for alle mennesker å motta positiv oppmerksomhet og få høre gode ting om oss selv og det vi har utrettet. 
På den andre siden kan det oppleves som veldig negativt å motta tilbakemeldinger. Selv senere i livet kan tanken på hva andre har å si om våre feil fylle oss med frykt; hva er i vente for meg nå, hva vil alle andre tenke?  

Ikke vær redd for dårlige tilbakemeldinger

Vårt forhold til å gi og motta tilbakemeldinger på arbeidsplassen, er ofte påvirket av våre personlige erfaringer fra tidligere. Derfor er det fornuftig å lære seg hvilken effekt tidligere opplevelser kan ha. De fleste av oss er veldig følsomme når det gjelder kommentarer om arbeid vi har gjort, og vi kan ofte være redde for å komme med slike kommentarer om andres prestasjoner. Heldigvis kan det å gi og motta tilbakemeldinger på en konstruktiv måte bli en del av arbeidskulturen vår, hvis vi bare øver oss litt på det.
Tilbakemeldinger kan være litt av et minefelt. Ledere vet at det forventes at de kommer med tilbakemeldinger, men ofte glemmer de å gi positive tilbakemeldinger i en travel hverdag. Og når det ikke har gått som det burde, kan det lett føles som for mye trøbbel å ta tyren ved hornene. Naturlig nok kan vi også frykte påvirkningen tilbakemeldinger kan ha på arbeidsforholdet vårt med den andre personen, eller ha andre, lignende bekymringer. Kort sagt unngår vi ofte å komme med tilbakemeldinger fordi de så lett kan føre til ubehagelige situasjoner.  

Er det best å si tingene som de er?

Å gi tilbakemeldinger er en naturlig del av positive, mellommenneskelige relasjoner. Hvis du skal bli bedre til å gi tilbakemeldinger, er det en god idé å begynne med å tenke på hvordan du gir tilbakemeldinger i dag. Hvordan gir du tilbakemeldinger til andre? Begynner du med å fokusere på andres feil og mangler, eller foretrekker du å fremheve det de gjør bra? 
Kommer du med kritiske tilbakemeldinger til en person med det samme noe skjer, selv om det er andre til stede? Eller kommuniserer du på en måte som både hjelper personen og fører dere nærmere det ønskede resultatet?
Reagerer du defensivt eller offensivt når du får konstruktive tilbakemeldinger?
Hvordan føles det å motta konstruktive tilbakemeldinger? Aktiveres «kjemp eller flykt»-responsen din? Går du til angrep eller flykter du? Eller forholder du deg objektiv til situasjonen og er villig til å lære av erfaringen?

Er det lettere å motta positive tilbakemeldinger?

Hva med gode nyheter; hvis noen sier at de er fornøyde med det arbeidet du har gjort? Mistenker du dem for å være uærlige, fordi du mener at alle kunne ha gjort det du gjorde?  Bagatelliserer du det du har gjort uten å ta imot de positive tilbakemeldingene? Eller stopper du opp et øyeblikk, tar imot rosen og sier takk?  Ved å gjøre det sistnevnte, holder du de gode tilbakemeldingene i bakhodet, og du kan forbedre deg enda mer i arbeidet ditt og forsterke din profesjonelle identitet.

Tips for å gi konstruktive tilbakemeldinger

Å si ifra er ikke lett, men det kan ha stor betydning, både positiv og negativ. Derfor er det viktig å tenke grundig igjennom hva du skal si.
Hvis det trengs konstruktiv tilbakemelding, kan det være en god idé å ha følgende i tankene:

• Stopp et øyeblikk. Hva kan årsaken være til at personen handlet som han eller hun gjorde? 
• Hvordan du formulerer en tilbakemelding er viktig. I stedet for grov kritikk, er det bedre å vektlegge hva du ønsker fremover og hvorfor du ønsker det. Husk også å lytte til hva de sier i sitt forsvar.

Positive tilbakemeldinger skaper tillit

Konstruktive tilbakemeldinger bør alltid basere seg på gjensidig tillit. Et viktig element i et tillitsforhold, er at man kan gi hverandre positive tilbakemeldinger i løpet av arbeidsdagen. Det vil styrke den faglige kompetansen og selvtilliten, men også bidra til å oppnå gode mellommenneskelige relasjoner. Det er synd at vi så lett glemmer å fremheve alt det gode som gjøres på arbeidsplassen, når det har så mange positive effekter. Imidlertid er det veldig viktig å la andre få vite at det settes pris på innsatsen deres, og at det arbeidet de gjør er viktig. Studier bekrefter hvor god effekt positive tilbakemeldinger har på arbeidsprestasjoner og læring.