Etätyötä on tehty jo ennen koronaakin, ja nyt poikkeusoloissa etätyö on ottanut melkoisen digiloikan eikä se varmasti tähän jää. Mitä lisää korona tuo johtamiseen etätyötilanteessa vai tuoko mitään? Mitkä ovat etäjohtamisen 7 haastetta? Annamme pussillisen konsteja onnistuneeseen etäjohtamiseen, mutta loppujen lopuksi on kyse sisäisestä motivaatiosta. Haluammeko onnistua, tehdä yhteistyötä, vaikka olosuhteet ovat tavallista haastavammat?
Etäjohtamisen 7 haastetta
Tässä lista yleisimmistä haasteista, joita etäjohtaja kohtaa:
- Vuorovaikutus
Ihan normaalikin vuorovaikutus, mutta monessa kansainvälisessä yrityksessä myös kulttuuriset eroavaisuudet tuovat omat haasteensa johtamiseen. Yhdistä nämä vielä kulttuurien väliseksi vuorovaikutukseksi etänä, niin soppa on valmis. - Motivointi
Tiimiläisten motivointi on yksi johtajan tärkeimpiä taitoja. Millainen motivoija olet silloin, kun et tapaa ihmisiä muuta kuin virtuaalisesti Teamsissa tai Zoomissa? - Luottamus
Luottamus etäjohtamisessa pitää sisällään hyvin monenlaisia asioita. Luotatko siihen, että työntekijät hoitavat omat tehtävänsä sovitusti? Luottamukseen tarvitaan jonkinlaista tunnesidettä, ja tämän tunnesiteen luominen etäyhteyksillä voi olla melkoisen haastavaa ja se vaatii enemmän aikaa. - Läsnä etänä
Miten ollaan digitaalisesti läsnä? Älä katoa bittiavaruuteen, vaan ole läsnä, muutenkin kuin sähköpostilla tai Slackillä. Muistathan, että kännykällä voi myös soittaa, jos se on päässyt jo unohtumaan. - Mikrojohtaminen
Luopuminen mikromanageeraamisesta koittaa väkisinkin viimeistään tässä vaiheessa ja johtajan tulee alkaa harjoittaa erityyppistä johtamista. Joillekin se voi olla todella haastavaa. Pystytkö toimimaan silloin, kun sinulla ei olekaan langat samalla lailla käsissäsi, kuin mihin olet tottunut? Luotatko, päästätkö irti? Varo kuitenkin itse leijailemasta ulottumattomiin, sillä joku tiimiläisesi saattaa kuitenkin kaivata konkreettisempaa tukea. - Työntekijän tilanteen hahmottaminen
Millainen on hänen työtilanteensa, mihin hän tarvitsee apua, millainen on hänen motivaatiotasonsa? Näitä asioita voi olla vaikea hahmottaa ja niihin puuttua, kun johtaja on etänä. - Ergonomia
Ergonomialla on yllättävän suuri vaikutus työhyvinvointiin, eikä sitä pidä väheksyä etätyön johtamista miettiessäsi.
Etäjohtamisen onnistumisen lähtökohdat
Poikkeustilanteita on ollut aina ja ne ovatkin hyvä tilaisuus pysähtyä miettimään, miten asioita voisi tehdä toisin kuin ennen on tehty. Olisiko uusi tapa parempi kuin pussillinen vanhoja? Etäjohtamisessa kannattaa keskittyä selkeyteen, joka muodostuu seuraavista tekijöistä:
- Työkalut
Etätöissä on erittäin tärkeää, että työkalut ovat kunnossa ja on selkeät säännöt siitä, mitä kautta viestitään mistäkin asioista. Monissa organisaatioissa työkaluja riittää: on Slack, Whatsapp, sähköposti ja muita pikaviestimiä sillä seurauksella, että viestit hukkuvat paljouteen. Onko vähemmän enemmän? Mikä on meidän työkalupakkimme viestimisessä? - Yhteydenpito
Mitkä ovat yhteydenpidon pelisäännöt? Missä asioissa, milloin ja kehen otan yhteyttä? Millaisen esimerkin esihenkilönä annan siitä mikä on tärkeää? Jos ennen organisaatiolla oli kaikkien tärkeänä pitämä yhteisten kahvitaukojen perinne, mikä on sen rooli nyt? Voiko sen korvata jollain virtuaalisesti? - Tavoitteet
Tavoitteiden pitää olla selkeitä, mutta ei liian tiukkoja, ylhäältä määrättyjä. Mikrojohtamisesta luopuminen ja luottamus ovat tärkeitä asioita etäjohtamisessa. - Roolit, vastuut ja valtuudet
Sama selkeyden vaatimus koskee rooleja, vastuita ja valtuuksia. Mikä on kenenkin vastuulla ja mitkä ovat valtuudet. Näiden rooli jopa korostuu etätyössä. - Seuranta ja raportointi
Mitä minulta odotetaan, miten homma viedään maaliin, sekä miten se todennetaan. Seuranta ja raportointi tuo ryhtiä ja rakennetta työn tekemiseen. Tämä hyödyttää erityisesti niitä tiimiläisiä jotka kaipaavat vahvempaa johtajuutta ja tukea. - Avoimuus
Avoimuus tekee sen, että tiimiläinen voi kysyä mieltä askarruttavista asioista ja kertoa ongelmista ja onnistumisista. Avoimuus toimii molempiin suuntiin.
Sisäinen motivaation lisääminen
Pussillinen uusia konsteja ei välttämättä riitä etäjohtamisen onnistumiseen. Tarvitaan myös sisäistä motivaatiota työn tekemiseen, myös etäolosuhteissa. Kyvykkyys, autonomia ja yhteisöllisyys ovat sisäisen motivaation palikoita. Ne kulkevat punaisena lankana etäjohtamisessa. Seuraavassa jokainen aihealue antaa vinkkejä henkilön sisäisen motivaation lisäämiseen. Sekä tiimin vetäjän että tiimiläisten.
Kyvykkyys eli kompetenssi
Ensimmäisenä sisäisen motivaation palikkana on kyvykkyys. Mikä tukee kyvykkyyden kokemusta? Se, että henkilöllä on hänen osaamistaan vastaavat työtehtävät ja hänelle tarjotaan sopivasti haasteita. Ei liian helppoa, mutta ei liian vaikeaa. Jos on paljon haastetta, on tärkeää saada riittävää tukea myös etätyössä, sekä aikaa omaksumiselle. Tärkeää on myös mahdollisuus käyttää omaa osaamistaan laaja-alaisesti sekä kehittyä omassa työssään. Supersankarin viitta on hyvä saada pukea päälleen aika-ajoin.
Työkentän kapeneminen erikoistumisen myötä on myös riski. Se ei tue kyvykkyyttä, eikä sen kehittymistä.
Muista kiittää, kehua ja kannustaa! Rakentava palaute mahdollistaa kehittymisen, mutta se ei yksin riitä kyvykkyyden kokemuksen syntymiseen.
Autonomia
Toisena sisäisen motivaation lähteenä on autonomia. Kyse on itsemääräämisoikeudesta. Se tarkoittaa mahdollisuutta tehdä töitä vapaaehtoisuuden pohjalta eikä pakon sanelemana. Kyse on vapaudesta, vastuusta ja valtuuksista työn tekemiseen. Etätyössä autonomiaa kyllä riittää, mutta se voi alkaa jo toimia itseään vastaan. Mutta entä jos on liikaa itsemääräämisoikeutta, vastuuta ja vapautta? Etätyössä autonomiasta voi tulla kuormittavaa.
Työaika etätyössä
Joudut miettimään myös sitä, miten johdat ihmisten työaikaa ja ajankäyttöä. Työajanseurantaohjelmistoja on kyllä olemassa, mutta et silti voi tietää laitettiinko sovellus jo päälle, kun työntekijä olikin vielä peiton alla. Sinun on vain luotettava. Ihmiset hahmottavat aikaa etätöissä eri lailla kuin työpaikalla. Toimistolla ihmisten kanssa juttelu työpäivän aikana, siirtyminen syömään jne. ovat työaikaa, mutta myös palautumisen aikaa. Etätöissä rajat hämärtyvät työn ja vapaa-ajan välillä. Työasiat saattavat sekoittua vapaa-aikaan, kun työ on koko ajan läsnä keittiön pöydällä olevan läppärin kautta. On hyvä kysellä ihmisiltä millaisia haasteita työn ja vapaa-ajan yhteensovittamisessa on ollut. Miten pidät huolta, että palautumisen aikakin on työaikaa myös etätyössä? Keskustellen ja sopien asiat järjestyvät, yhteiset virtuaalikahvit ovat hyvä tilaisuus siihen.
Yhteisöllisyys
Kolmantena tekijänä sisäisen motivaation luomisessa on yhteisöllisyys. Oma työyhteisö ja työkulttuuri on helppo tunnistaa: mikä tekee meistä juuri tämän yrityksen. Mutta millainen on meidän työyhteisömme kulttuuri, varsinkin kun ollaan etänä, ja erityisesti jos pomo on etänä? Miten tuetaan sosiaalisia suhteita, miten tunnesiteitä, jotka syntyvät itselle tärkeiden asioiden jakamisesta? Entä käytäväkeskusteluiden korvaaminen? Millä korvataan se luontainen kanssakäyminen, joka syntyy toimistolla tai työympäristössä?
Yrityksissä syntyy videopalavereiden suhteen puolivahingossa yhteinen päätös pitää kamerat päällä tai pois. Kun kamera on pois päältä, saattaa tulla kiusaus tehdä siinä jotain ihan muuta kuin osallistua meneillään olevaan palaveriin. Ehkä olisi parempi yhteisesti sopia, että pidetään pääasiassa kamerat päällä, mutta pidetään palaverit lyhyinä. Ollaan yhdessä kun ollaan, ja jaetaan se hetki.
Etäjohtaminen vaatii autenttista johtamista – Ole rohkeasti oma itsesi. Etsi keinot tuoda lähijohtamisen hyvät käytännöt etäjohtamiseen.
Auntien Dream Team in Process -paketti antaa sinun pysähtyä pohtimaan Auntie-ammattilaisen avulla erityisesti etäjohtamisen kannalta oleellisia asioita. Paketti lisää tietoisuutta siitä, miten itse ajattelet ja suhtaudut etätyöhön.
Jaa
Kirjoittaja:
Heidi Tsupari
Auntie-ammattilainen