Auntie HR-yhteyshenkilön tietosuojakäytäntö

Tietosuojaseloste

Viimeksi päivitetty: helmikuussa 2026

Tätä käytäntöä sovelletaan käyttäjiin, jotka toimivat Auntien asiakasorganisaatioiden edustajina ja hal-linnoivat tai koordinoivat Auntien palveluita. Käytäntöä ei sovelleta palveluiden käyttäjiin.

1. Keitä olemme

Auntie Solutions Oy (“Auntie”, “me”, “meitä”) on suomalainen yritys, joka tarjoaa ennaltaehkäiseviä mielen hyvinvoinnin palveluja ja niihin liittyviä digitaalisia ratkaisuja.

Y-tunnus: 2734094-5
Osoite: Siltasaarenkatu 12 C, 00530 Helsinki, Suomi
Sähköposti: dpo@auntie.fi 

Tietosuojavastaavanamme (DPO) toimii Saku Vainikainen, joka valvoo vaatimusten noudattamista ja toimii yhteyshenkilönä tietosuojaa koskevissa asioissa.

2. Miksi käsittelemme tietojasi

Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme ylläpitää turvallista, lainmukaista ja tehokasta palvelutoimintaa. Olemme todenneet käsittelyn tarpeelliseksi eikä vähemmän tunkeilevia vaihtoehtoja ole saatavilla. Rekisteröidyn oikeudet eivät ylitä tätä etua. Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain silloin, kun se on aidosti tarpeen seuraaviin tarkoituksiin:
- organisaatiosi Auntie-palveluiden tarjoaminen ja hallinnointi
- asiakasviestinnän, laskutuksen ja raportoinnin hallinta
- palvelun laadun tukeminen ja parantaminen
- palautteen kerääminen ja palvelujen kehittäminen
- lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitoon tai tietoturvaan liittyvien velvoitteiden, täyttäminen

Emme käsittele HR-yhteyshenkilöiden arkaluonteisia tietoja (kuten terveystietoja).

3. Mitä tietoja keräämme

Keräämme vain asiakaspalvelun ja viestinnän kannalta tarpeellisia tietoja:
- Tunnistamis- ja yhteystietoja: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tehtävänimike tai rooli, organi-saation nimi, kustannuspaikka tarvittaessa.
- Käyttötietoja: kirjautumistiedot, aikavyöhyke, kieli, HR-portaalin käyttöä koskevat lokitiedot.
- Palvelunhallintaan liittyviä tietoja: paketti- ja käyttöön liittyvät tiedot (yhdistettyinä tai anonymisoituina), palaute.
- Teknisiä tietoja: IP-osoite, aikaleimat, selaintyyppi ja niihin liittyvä metadata.
- Yhteydenpitoon liittyvät tiedot: viestit tai yhteydenotot, jotka lähetät Auntielle.

Keräämämme tiedot ovat edellytys asiakaspalvelun ja viestinnän käytölle ja käytön jatkuvuudelle.

4. Mistä saamme henkilötiedot

Saamme tiedot suoraan sinulta tai työnantajaltasi, kun sinut nimetään HR-yhteyshenkilöksi. Osa teknisistä tiedoista syntyy automaattisesti järjestelmiemme kautta.

5. Evästeet

Käytämme evästeitä HR-portaalin turvallisen ja tehokkaan toiminnan varmistamiseksi. Välttämättömät evästeet ovat aina käytössä. Valinnaisia evästeitä, kuten analytiikka- ja markkinointievästeitä, käytetään vain suostumuksellasi.

6. Kuka käsittelee tietojasi

Tietojasi voivat käsitellä:
- Auntien työntekijät, jotka vastaavat asiakkuuden hallinnasta ja tuesta;
- valtuutetut palveluntarjoajat hosting-, viestintä- ja CRM-palveluja varten; ja
- Auntien konserniyhtiöt, kun se on tarpeen palvelun toimittamiseksi.

Kaikki henkilötietojen käsittelijät toimivat Auntien ohjeiden mukaisesti ja ovat sitoutuneet salassapitoon.

7. Kansainväliset tietojen siirrot

Säilytämme ja käsittelemme tietoja pääasiassa EU-/ETA-alueella. Jos tietoja siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme asianmukaiset suojatoimet, kuten EU:n vakiolausekkeet, vastaavan tieto-suojan tason takaamiseksi.

8. Tietoturva

Noudatamme ISO 27001 -sertifioitua tietoturvan hallintajärjestelmää. Tietoturvaa varmistetaan muun muassa pääsynhallinnalla, tietojen salauksella, henkilöstön koulutuksella sekä säännöllisellä testauksella ja valvonnalla. Jos tietoturvaloukkaus aiheuttaa sinulle korkean riskin, ilmoitamme siitä ilman aiheetonta viivytystä.

9. Tietojen säilytysaika

Säilytämme HR-yhteyshenkilöiden tietoja niin kauan kuin organisaatiosi asiakassuhde Auntien kanssa on voimassa sekä enintään 24 kuukautta asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Markkinointiin liittyviä yhteystietoja säilytetään, kunnes peruutat suostumuksesi.

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä HR-yhteyshenkilöihin vaikuttavaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia. Mahdol-linen automaatio rajoittuu alustan teknisiin toimintoihin.

11. Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihisi, pyytää virheellisten tietojen oikaisua, pyytää tietojen poistamista lain sallimissa rajoissa, rajoittaa käsittelyä, vastustaa tiettyä käsittelyä sekä tehdä vali-tus valvontaviranomaiselle tietosuoja.fi. Voit asioida tietosuojatiimimme kanssa sähköpostitse dpo@auntie.fi. Todennamme tarvittaessa henkilöllisyytesi.

12. Vastuuvelvollisuus ja viranomaisyhteistyö

Auntie ylläpitää ja kehittää jatkuvasti henkilötietojen käsittelyä koskevia rekistereitä ja tekee yhteistyötä valvontaviranomaisten kanssa sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön

Voimme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä tarvittaessa. Ajantasainen versio on aina saatavilla osoitteessa auntie.io/privacy. Olennaisista muutoksista tiedotetaan HR-portaalin kautta tai sähköpostitse.

14. Yhteystiedot

Auntie Solutions Oy
Siltasaarenkatu 12 C, 00530 Helsinki
Sähköposti: dpo@auntie.fi
Verkkosivusto: auntie.io