Opi sanomaan “ei” ilman katumusta – 4 vaihetta

Työssäni Auntie-asiakkaiden kanssa yksi aihe nousee säännöllisesti esiiin: tarve asettaa selkeät rajat. Esimerkkinä johtaja, jolla on vaikeuksia työn delegoinnissa, tai työntekijä, joka suostuu jatkuvasti ylitöihin, lisätyöhön tai epärealistisiin määräaikoihin. Ihmiset yleensä suostuvat tai  sanovat “kyllä”, kun mahdollisuutta sanoa “ei” ei tunnu olevan tarjolla. Tarjoan helpon lähestymistavan kaikille, jotka tarvitsevat pikaisen mutta tehokkaan ratkaisun, ja se on toivottavasti hyödyksi monille tämän blogin lukijalle.

Syyt sanoa “kyllä” vaikka haluaisit sanoa “ei”

Resurssien puute

Jos ongelman ratkaisemiseen ei ole aikaa ja käytettävissä on vain yksi asiantuntija, työtä ei voida delegoida eteenpäin. Työntekijöiden lisääminen saattaa ratkaista ongelman. Jos asiantuntijalla ei kuitenkaan ole aikaa jakaa tietojaan uuden työntekijän kanssa, ongelma jatkuu. Tietojen jakaminen kollegoiden kanssa lisää heidän itseluottamustaan ​​ja taitojaan. Siten asiantuntijoiden määrä, jotka voivat huolehtia tietämyksensä jakamisesta tulevaisuudessa, kasvaa myös ja mahdollistaa delegoinnin.

Negatiiviset tunteet

Uudet kollegat saattavat kärsiä huijarisyndroomasta, pelosta siitä, että heidän osaamisensa ja työtehtävänsä vaatimustason välillä on ristiriita, jota ei ole huomattu. Tämän seurauksena he  kokevat pakottavaa tarvetta näyttää olevansa työn arvoisia ja arvokkaita työyhteisölle. Näyttääkseen kykeneviltä ja luotettavilta he välttävät kieltäytymistä muiden pyyntöihin.

Pyynnön hylkääminen ja toisen pettymyksen kokeminen usein herättää syyllisyyden tunteen etenkin empaattisilla työntekijöillä. Välttääkseen lisäämästä emotionaalista stressiään, heillä on taipumus hyväksyä lisätyötä silloinkin, kun siihen ei kapasiteetti enää riitä.

Kokemuksen puute

On työntekijöitä, jotka eivät ole koskaan oppineet ilmaisemaan tarpeitaan tai puolustamaan itseään. Toiset näitä taitoja kokeilleet tunsivat, ettei heitä oikeasti kuultu loputtomissa keskusteluissa tai silkka tietämättömyys esti viestin perillemenon. Sinun ei tarvitse olla tuomitseva riippumatta siitä, oletko lähettäjän tai vastaanottajan puolella. Keskity siihen, että nämä itseilmaisun ja rajojen asettamisen taidot voidaan oppia, kouluttaa ja hallita. Kun olet oppinut, voit hyötyä asettamalla selkeät rajat kaikilla elämän alueilla.

4  vaihetta siihen, miten sanot “ei” ilman katumusta 

Vaihe 1:  Pyydä harkitsemisaikaa 

Aloita pyytämällä lisää aikaa harkitaksesi vaihtoehtojasi. Kun olet kiireinen ja kollegat yrittävät antaa jonkin työtehtävän sinun tehtäväksesi, varmista, että he ymmärtävät, että tehtävän anto ei tarkoita, että tekisit tai priorisoit sen. Selitä, että tutkit asiaa heti kun sinulla on aikaa ja palaat heille tarkan vastauksen kera. Jos heidän mielestään työtehtävä on erittäin kiireellinen, heidän tulisi löytää välitöntä tukea muualta. Tämä on merkki toisten resurssien kunnioittamisesta.

Vinkki 2: Tee tilanneanalyysi

Kun sinulla on aikaa analysoida saamaasi työtehtäväpyyntöä, aloita vastaamalla seuraaviin kysymyksiin.

• Mitä pyyntö koskee?
  • Kuka pyysi tätä?
  • Olenko oikea / ainoa henkilö auttamaan?
  • Mitkä ovat kustannukseni (esim. resurssit, kuten aika ja energia)?
  • Mikä estänyt minua sanomasta “ei” (esim. Tunteet, odotukset, välttäminen)?

Analyysin jälkeen sinulla on selkeä kuva tilanteesta. Jos päätät sanoa “kyllä”, voit tehdä sen, ja se on tietoinen valinta. Jos sinun on mielestäsi kieltäydyttävä, voit jatkaa vastauksen valmistelua siirtymällä vaiheeseen 3.

Vaihe 3: Valmistele vastaus

Jos olet se luotettava henkilö, jonka puoleen aina käännytään, tämä on erittäin tärkeä askel. Sinun on valmistauduttava hyvin, koska kollegasi eivät ole tottuneet saamaan sinulta kieltävää vastausta. Tämä saattaa olla turhauttavaa heille, mutta se on ok. Jokainen on vastuussa omista tunteistaan, itsesääntely mukaan lukien.

• Selvitä tilanteesi (esim. edut ja haitat) ja tavoitteesi (esim. pitäytyminen “ei”-vastauksessa).
• Valmistele vaihtoehtoinen tarjous (esim. apu tietojen muodossa).
• Valmistaudu delegoimaan (esim. suosittelemalla kollegaa).
• Tarjoa mahdollisuus oppia ja kasvaa (esim. näyttämällä heille miten jokin asia tehdään tai toimii).

Kun tunnet olevasi valmistautunut, sovi tapaaminen kollegasi kanssa tai lähetä vastauksesi sisältämä viesti.

Vaihe 4: Kerro päätöksesi tapaamisessa

Jos lähetät yksinkertaisen pikaviestin tai sähköpostin, varmista, että vastauksesi on hyödyllinen. Monille ihmisille on helpompaa hyväksyä kieltäytyminen, kun heidät ohjataan seuraavaan vaiheeseen. Auta heitä kohti seuraavaa vaihetta ja tue heidän pyrkimyksiään löytää vastaus / ratkaisu. He ovat vähemmän turhautuneita ja kiitollisia avustasi.

Jos aiot tavata henkilön kasvotusten videopuhelussa tai fyysisesti, tarvitset ylimääräistä valmistelua. On helppo palata vanhoihin käyttäytymistapoihin, kuten emotionaalisuuteen tai kyseenalaistaa omaa arvostelukykyään, kun kohtaatte kasvotusten.

• Pysy rauhallisena ja läsnäolevana
• Pidä tilanne hallinnassasi
• Motivoi ja kannusta
• Ideoikaa yhdessä vaihtoehtojen löytämiseksi
• Pidä kiinni suunnitelmastasi kieltäytyä työtehtävästä

Kun sanot “ei”, se on lopullista. Et voi enää muuttaa mieltäsi tässä vaiheessa. Jos teet niin, muista, että avaat portin myös tuleville keskusteluille.

Kun käytät tätä lähestymistapaa säännöllisesti, alat tarvita vähemmän aikaa harkintaan ja pystyt reagoimaan hetkessä. Tämä muuttaa sitä, miten muut näkevät sinut. Sinun ei tarvitse enää niin usein selittää mielipiteitäsi ja valintojasi. Kollegasi näkevät sinut yhteistyökykyisenä ja avoimena henkilönä, joka auttaa omien kykyjensä rajoissa ja näyttää esimerkkiä. Kyky ilmaista tarpeensa ja antaa muille mahdollisuus kuulla ne ja reagoida niihin lisää itsetuntoasi. Tämä saattaa jo auttaa sinua vähentämään stressiäsi ja työskentelemään tehokkaammin.

Useista Auntie-paketeista on hyötyä, jos sinulla on vaikeuksia sanoa ei. Esimerkiksi Born to Lead, Overachiever, Lost in Transition, Stressed Out ja Leading Me kaikki sisältävät tämän aiheen eri näkökulmista.